Как привести в порядок остатки ЕГАИС

Ситуация, когда возникает несоответствие между фактическими остатками алкоголя и данными в системе ЕГАИС, требует действий по выравниванию остатков, т.е. по приведению в соответствие данных в системе с фактическими остатками. Такие ситуации возникают как у предпринимателей малого бизнеса, так и у крупных сетевых магазинов. Чаще всего проблема кроется в неправильном учете алкогольной продукции. Но бывает и так, что расхождения вызваны простым сбоем в работе оборудования или неполадками с интернет-соединением. Выравнивать остатки необходимо как по крепкому алкоголю, так и пи пиву и пивным напиткам.

Росалкогольрегулирование требует от всех участников алкогольного рынка вести учет остатков алкоголя в ЕГАИС и остатков на хранении. Контроль остатков алкогольных напитков важен, так как тех, кто их не выровнял вовремя, ждут штрафы.

Кто должен выравнивать остатки по алкоголю:

• Розничные магазины
• Организации общепита
• Оптовые организации

Для чего нужны регистры 1,2, 3 в ЕГАИС

Чтобы понять, как правильно выравнивать остатки в ЕГАИС, нужно разобраться, что такое регистры ЕГАИС и для чего они нужны.

Регистры в ЕГАИС представляют собой виртуальное хранилище алкогольной продукции. Существует три регистра, каждый из которых решает собственную задачу.

Первый регистр — представляет собой виртуальный склад, сюда выполняется приемка.

Второй регистр — торговый зал, алкоголь попадает сюда с первого регистра при помощи перемещения для продажи в розницу. Переместить можно только пиво и пивные напитки. Крепкий алкоголь переместить не получится. Выполнить перемещения в обратном порядке можно (со 2 на 1).

Третий регистр — здесь находятся все марки крепкого алкоголя. Как только бутылка продается, отсюда списывается марка. Для пива и пивных напитков этот регистр не работает.

Теперь разобраться с остатками крепкого алкоголя, пива и пивных напитков будет гораздо проще.

Расхождения в данных между регистрами

Расхождения между данными в регистрах тоже могут случаться. Здесь не всегда проблема в неправильном учете. Бывает просто сбой системы.

Почему могут возникать расхождения между 1 и 3 регистрами:

• При продаже алкоголя акцизная марка списалась с регистра 3, но на 1 регистре марка осталась.
• Алкокоды не были переведены на поштучный учет.
• Неправильно выполнили привязку (больше или меньше).
• Не корректно загружен журнал продаж.
• Были сбои в ЕГАИС.
• Были совершены ошибки в ходе приемки товара (например, в накладной было указано больше бутылок, чем пришло фактически).

Если самостоятельно решить проблему не удалось, стоит написать в ФСРАР.

Что нужно для приведения в порядок остатков ЕГАИС

При выявлении несоответствий в программе, прежде всего, стоит выполнить инвентаризацию для контроля фактических остатков. В ходе инвентаризации будут получены данные о бутылках в наличии и нечитаемых марках. Появится информация о ситуации в целом: какие бутылки лишние, а каких не хватает.

Далее нужно запросить остатки в ЕГАИС по каждому регистру.

После того, как была получена информация по остаткам в программе и фактическим остаткам, рекомендуется сделать запрос всех накладных (ТТН), которые не были подтверждены в системе. Их необходимо принять или отклонить. Не должно оставаться неучтенных документов. Далее следует проверить, на все ли товары проведены документы перемещения.

Что делать дальше?

Если фактически товара нет, а в ЕГАИС он числится, то нужно выполнить списание всего объема алкоголя с помощью акта списания. В некоторых случаях проще всего списать остатки под ноль. Может потребоваться перемещение бутылок в торговый зал (второй регистр).

Если же в ЕГАИС товара нет, а по факту он есть, то нужно неучтенные бутылки поставить на баланс в системе с помощью акта постановки на баланс. Для этого сканируем каждую бутылку и проводим документ.

Если лишний алкоголь в ЕГАИС обнаружился в заведении общественного питания, то простой акт списания здесь не поможет, нужно провести акт вскрытия тары.

После проведения всех необходимых документов данные в системе ЕГАИС должны совпадать с фактическими.

Если же остатки все еще не совпадают, рекомендуем обратиться к специалистам.