Электронные накладные: автоматизация документооборота в торговле и грузоперевозках в РК

Товарные накладные входят в пакет документов для грузоперевозок Алматы — Астана и в других направлениях внутри Казахстана. Документооборот — неотъемлемая часть логистики: вы начинаете с поиска грузов на онлайн-биржах, потом наступает время оформлять бумаги. Мировая тенденция на цифровизацию документооборота постепенно распространяется на торговлю и грузоперевозки в странах ЕАЭС. Договор на грузоперевозки на транспортной бирже можно оформить просто и быстро, через интерфейс, а вот транспортные накладные в Казахстане сегодня нужно оформлять через сервис информационной системы «Электронные счет-фактуры».

В чем преимущества СНТ (сопроводительных товарных накладных) для грузоперевозчиков:

• документ всегда доступен в электронном виде и его невозможно потерять;
• при приемке товара покупателю удобно проверять груз по СНТ;
• при необходимости для внесения корректировок и исправлений в СНТ накладную не нужно перепечатывать и ездить для получения документа в бухгалтерию.

Цифровизация документооборота в логистике и торговле это шаг, продиктованный вступлением Казахстана в ВТО. Для крупного казахстанского бизнеса новый формат внесения данных пока что приносит неудобства по следующим причинам:

• программное обеспечение организаций не готово к внедрению СНТ и ЭСФ (электронные счет-фактуры);
• бухгалтера и другие специалисты, которым приходится заполнять СНТ, затрудняются при работе с интерфейсом системы;
• в функционировании системы «Электронные счет-фактуры» бывают недочеты, исправление которых производится по результатам обратной связи с пользователями.

Суть СНТ заключается в том, что товар, который фиксируется в системе, сразу попадает на Виртуальный склад. Далее при оформлении перемещения товара поставщик ставит его в резерв. При получении груза покупатель подтверждает приход товара, и зарезервированные позиции переходят на Виртуальный склад покупателя. Для мелких предпринимателей, которые продают товары прямо физическим лицам для личного пользования без дальнейшей перепродажи, заполнение СНТ не является обязательным. Мелкий бизнес по желанию может заполнять накладные онлайн через мобильное приложение или на сайте ИС ЭСФ, однако это рекомендации. Основной целью внедрения СНТ является цифровизация учета перемещения товаров для крупного бизнеса, который занимается поставкой и перепродажей товаров, произведенных внутри Казахстана, а также импортной продукции.

В данный момент крупный бизнес привыкает к новой модели документооборота в рамках Пилотного проекта. Для разных групп товаров планируемые сроки пробного внедрения составляют от 9 до 12 месяцев. За первые три месяца в системе «Электронные счет-фактуры» наблюдался регулярный прирост накладных, что говорит о постепенном обучении сотрудников и появлению навыков работы с новым функционалом. Для грузоперевозок этот процесс тоже важен: водителю потребуется меньше бумаг возить с собой, что в целом упрощает процесс взаимодействия с поставщиками и получателями груза.