Как правильно подписать и утвердить график отпусков

Онлайн подписывайте все электронные документы с помощью ЭЦП бесплатно - https://dobyto.ru/sign/

Ваш директор потратит пару минут и утвердит график отпусков, если он заполнен и загружен в системе КЭДО. Сам процесс оформлений тоже займет не слишком много времени. Для подписания кадровых документов руководителю нужна УКЭП. Сотрудники не участвуют в подписании документа, но могут знакомиться с его содержанием.

Оформляем и подписываем график отпусков в электронной форме

Директор не заполняет все сведения в графике отпусков, хотя может принять решение об их распределении в случае спора. На подпись передается документ, где уже проставлены даты начала и окончания периодов отдыха по каждому сотруднику. В сервисе «Добыто» согласование и заполнение идет так:

• сотрудники, подключенные к КЭДО, могут проставить желаемые даты в предложенном проекте графика (документ доступен для редактирования в личном кабинете);
• на уровне отделов проходит согласование периодов отпуска, если они пересекаются;
• кадровики тоже участвуют в процессе составления графика (в особенности, если у кого-либо из персонала есть льготы).

В среднем, заполнение и согласование документа в нашей компании (около 50 сотрудников) занимает несколько дней. Главное, чтобы итоговый график был утвержден не позже 15 декабря, так как это требование закона.

Работник не ставят подпись под документом. Он передается на подписание директору, который действует так:

• по мере необходимости, можно уточнить у кадровиков, как были распределены дни отдыха (это особенно актуально для руководящего звена и льготников);
• подписание ведется в личном кабинете КЭДО, причем руководитель обязательно использует УКЭП;
• утвержденный график мы размещаем в общем доступе (соответствующая папка видна в общей рабочей области сервиса КЭДО);
• заявления, служебные записки и иные документы, которые были учтены при заполнении, мы тоже храним в электронном архиве.

Ознакомить сотрудников с содержанием документа тоже не очень сложно. Система зафиксирует дату, когда пользователь открыл документ. В печатном виде график не нужен, но по мере необходимости можно быстро выгрузить его копию. Все изменения также оформляются в электронном виде.

Иногда работники пытаются оспорить документ (на уровне руководства компании, через прокуратуру или ГТИ). Причиной может быть что угодно, от желания создать проблемы коллегам до категорического отказа идти в отпуск зимой. Вы обязаны рассмотреть любое обращение и дать ответ. Если процесс заполнения и подписания был соблюден, смело отказывайте в просьбе или жалобе. Окончательно решение по всем кадровым вопросам принимает директор. Исключением являются только льготы на уход в отпуск, которые имеют некоторые категории работников.

Заполняйте и подписывайте кадровые документы без лишней волокиты и нервов в системе КЭДО. Советуем выбрать для работы сервисы «Добыто»: телефон +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты info@dobyto.ru, сайт dobyto.ru, телеграм канал - https://t.me/dobyto.