Как компании организовать порядок обработки первичных документов?

Первичная документация – ключевой элемент ведения всей бухгалтерии. На его основе строится не только документооборот и отчетность, но и планирование развития предприятия. Ведение бухгалтерского учета подразумевает оптимизацию работы с первичкой. При необходимости для этого обращаются за консультацией специалистов.

Важность корректной организации первичной документации

Первичный документ подтверждает произошедший факт хозяйственной деятельности компании. Отсутствие или некорректное оформление такой бумаги создает сложности во всем документообороте, а также может стать причиной штрафа от контролирующих органов. Помимо взысканий усложняется и анализ текущей ситуации с компанией. Некорректные данные могут привести к неправильному прогнозированию и неверным решениям.

Нередко работу с первичкой оставляют на более поздние сроки, уделяя приоритетное внимание подготовке отчетности. Такой подход считается некорректным, поскольку документы в итоге не проходят должной проверки.

Частыми ошибками при работе с первичными документами выделяют:

• отсутствие нужных бумаг – такое нередко происходит при большом количестве операций, а также при составлении форм не в момент сделки;
• ошибки при заполнении, а также использование нетиповой формы – изделия объединяют в одну категорию, могут отсутствовать даты, подписи и другие реквизиты;
• порча документов – часто это касается чеков и бланков, с которых могут исчезнуть чернила, также это происходит из-за неправильно организованного хранения;
• исправления – законодательство не допускает внесение изменений в документы, отражающие движение денежных средств по кассе или расчетному счету.

Чтобы избежать подобных ошибок, рекомендуется обращаться за консультацией к специалистам. Сотрудники таких фирм, как ac-g.ru, экспертинфо.рф, consult.tom.ru могут помочь с решением вопросов по организации и хранению первичных документов.

Рекомендации по работе с первичкой

Работу с первичной документацией рекомендуется проводить в несколько этапов:

• бумажные экземпляры передаются в отдел делопроизводства, где они сканируются и подшиваются в специальные папки;
• бухгалтеру, работающему в соответствующем отделе, направляется извещение о поступлении документа, он проверяет его качество, определяет связь с другими полученными бумагами;
• при наличии схожего документа в системе все данные проверяются и сравниваются, ошибки корректируются;
• ежемесячная подготовка отчета по взаимосвязи документации позволит выявить отсутствующие акты и запросить их у контрагентов.

Обращают внимание на убыточные периоды. Для их документации следует увеличить сроки хранения – это позволит дать разъяснения контролирующим органам по уменьшению налогооблагаемой базы.