Бланк учета кадров

В личное дело сотрудника также входит такой документ как бланк учета кадров. Давайте разберем, что же представляет из себя данный бланк учета кадров и как же его правильно составить.

Данный бланк не входит в состав обязательных кадровых документов для работников компании, но его заполнение вместе с подготовкой личных дел и карточек позволяет упростить и систематизировать хранение кадровых документов.

Для чего он требуется кадровику

В период работы сотрудника в компании, она периодически занимается сбором, хранением и обработкой различной информации о нем. Для того, чтобы упорядочить данные сведения, кадровые службы обычно и применяют практику ведения личных дел. Как правило, личным делом называется папка с документами, которые напрямую относятся к каждому сотруднику.

Хранить всю необходимую информацию о сотруднике в одной папке с одной стороны довольно-таки неудобно. Ведь в нужный момент кадровику понадобится достать требуемую папку на определенного сотрудника и найти в ней нужный документ. Не всегда это можно сделать в течение нескольких минут. Поэтому более эффективным будет ведение личных дел в электронном виде, а также заполнение специализированных бланков учета кадров.

Как оформить бланк учета кадров

В стандартную форму такого бланка могут входить либо строки, в которых необходимо заполнить нужную информацию или же бланк может иметь табличную форму. Его используются для формирования личного дела специалиста, принятого на работу. В нем фиксируют основные личные и биографические сведения о нем. Данный бланк, как мы говорили ранее, не является обязательным кадровым документом. Любой работодатель может самостоятельно определить его форму для себя.

Также можно доверить заполнение бланка учета кадров и самому работнику. Например, сразу же после того, как с ним будет заключен трудовой договор и он станет полноправным работником компании. На данном бланке должна стоять его подпись, а также дата заполнения этого документа. Это и будет являться подтверждением достоверности сведений, которые там представлены.

Правила заполнения бланка по учету кадров

Что рекомендуется включить в главные разделы бланка по учету кадров:

1. Персональные идентификационные сведения о работнике: фамилия, имя и отчество работника, дата его рождения, адрес, гражданство работника. Также в данный раздел можно поместить и фотографию работника.

2. Данные об образовании работника: уровень образования, приводятся подробные сведения о обучении в учебных заведениях; отмечаются год поступления а также окончания учебного заведения, информация о полученной специальности или профессии. Для удобства данную информацию лучше подготовить в виде таблицы, тем более если работник учился в нескольких учебных заведениях. Также в данном разделе необходимо отразить сведения о наличии ученой степени и иных достижений сотрудника (при наличии).

Дополнение к бланку по учету кадров

Важным условием для оформления грамотной и эффективной системы обеспечения учета личных данных работников является их актуальность. Любые изменения сведений в бланке должны быть оформлены дополнением к нему. Дополнение можно оформляться как в виде таблицы, так и в виде строчного документа, в котором кадровик отметит измененные данные. Номер дополнения должен соответствовать номеру основного бланка.