Виртуальный офис — оптимальное решение для расширения географии бизнеса

В большинстве случаев для бизнес структур любого уровня, расширяющих свои географические возможности, самым оптимальным решением является заказ услуги «Виртуальный офис» (электронный офис), которую сегодня предлагает любой call-центр или контактный центр.

Под виртуальным офисом понимаются функции, выполняемые секретарем, то есть операторы контакт центра принимают и обрабатывают входящие звонки и корреспонденцию. Для решения задач заказчика выделяется многоканальный городской или федеральный телефонный номер. На все входящие звонки будут отвечать специалисты контакт центра, которые могут проконсультировать клиентов, рассказать о предлагаемых товарах и услугах, принять заказ, факс или телефонограмму. При необходимостиоператор может переадресовать звонок на сотрудника компании заказчика. Таким образом можно в любом регионе организовать представительство, для которого контакт центр будет являться базой.

Основными достоинствами услуги «Виртуальный офис» являются: быстрое начало бизнеса в нужном регионе, не требующее оформления разрешающих документов; оптимизация штата сотрудников и уменьшение объема налогов; отсутствие затрат на аренду, коммунальные платежи, оборудование, программное обеспечение и т. д.; взаимодействие с клиентами, проживающими в любой точке мира; круглосуточная работа без выходных и праздников круглый год; надежные коммуникации и программное обеспечение; готовые почтовый и юридический адреса; высококвалифицированный персонал в нужном количестве (оператор call центра, супервизор и др.); возможность увеличить обслуживающий персонал и каналы связи; наличие помещения для заключения сделок, ведения переговоров и личных встреч; интеграция в типовое обслуживание услуг с высоким уровнем сервиса («Reception», «Консъерж»); организация конференц-связи; формирование контактов службами технической поддержки (help-desk, SERVICE DESK); использование надежная защита информации; управление своей компанией из любого региона и многое другое. Также стоит отметить, что многие контакт центры при заказе электронного офиса делают скидки на другие свои услуги.

Но есть у виртуального офиса свои недостатки. К ним можно отнести частое использование таких офисов мошенниками (однодневные компании, риэлторские фирмы, теле-магазины и т. п.). И, к сожалению, в нашей стране для подобного мошенничества пока не предусмотрено наказание. Кроме того, у структуры, которая предоставляет услугу виртуального офиса, есть доступ ко всей бизнес информации. А при отсутствии в России надежной защиты интеллектуальной собственности очень велик риск утечки информации и взлома серверных хранилищ.

Еще один очень важный момент при заказе услуги «Виртуальный офис» — правильно выбрать аутсорсинговый контактный центр. Оптимально, если контакт центр будет обладать мощной развитой инфраструктурой с резервными каналами связи, техническим и человеческим ресурсами; достаточным запасом технических, энергетических и программных мощностей, чтобы выделить виртуальный офис с каналами связи, которые имеют большую пропускную способность; информационной системой, которая имеет сертификат соответствия стандартам безопасности и защищает информацию не только в хранилищах сервера, но и в передаваемых по каналам связи потоках; проверенным и высококвалифицированный персоналом, который передается контактным центром на аутстаффинг; стабильной ценовой политикой менеджмента.