Особенности поточного сканирования документов

На предприятиях и в организациях самых разных сфер деятельности всегда ведется работа с документацией. Со временем она скапливается и таким образом не только загромождает пространство, но и делает ее использование в деловых целях затруднительным. Подчас чтобы найти нужную бумагу уходят долгие часы.

Облегчить работу с документами и как следствие повысить эффективность труда сотрудников можно путем создания электронного архива. С оцифрованными документами проще работать. Они всегда под рукой, а для того, чтобы найти понадобившийся документ, требуется не больше минуты.

Для создания электронных архивов применяются специальные компьютерные программы, а также оборудование, способное провести сканирование документов с высокой скоростью, в автоматическом режиме. Как правило, речь идет о поточной оцифровке на оборудовании максимальной мощности и производительности. Такой сканер с легкостью перерабатывает 100 и более однотипных листов в минуту и при этом не требует к себе какого-то особенного внимания. Как следствие – снижение трудозатрат и существенная экономия времени.

На современном рынке представлено внушительно количество моделей такого оборудования. Устройства различаются мощностью, способом подачи документов, функционалом и прочими параметрами. Вне зависимости от набора функций и продуктивности такая техника стоит довольно дорого, поэтому приобретать ее с целью исполнения единственного проекта неразумно. К тому же, подобное оборудование требует наличия навыков обращения с ним. Поэтому одной покупкой дело не ограничится, еще придется кого-то обучать и долго тренироваться.

Решить проблему быстро и качественно, став обладателем систематизированного архива в электронном виде, помогут специализированные центры. Сегодня существуют компании, оказывающие услуги по организации документооборота. Одним из самых интересных предложений таких фирм и является создание (а при желании еще и ведение) электронных архивов.

Подобные центры оснащены самым разным оборудованием для выполнения оцифровки. Это не только промышленные сканеры, но также планшетные и книжные устройства, широкоформатные агрегаты и т.д. Квалифицированный персонал организации гарантирует высокое качество исполнения каждого заказа.  

Стоит отметить, что у хранения документов в электронном виде немало преимуществ, в числе которых – надежность, удобство, высокая скорость обработки, доступность, возможность единовременного использования одного и того же документа сразу несколькими сотрудниками. Кроме того, такой способ решения задачи сулит неплохие перспективы и в плане обеспечения безопасности.

Не секрет, что бумажные носители информации – весьма хрупкие, подверженные негативному воздействию самых разных факторов (ультрафиолета, повышенной влажности и температуре, механического «натиска» и т.д.). Все эти явления ставят под угрозу сохранность сведений. Электронный архив позволяет обеспечить полную безопасность данных на длительный срок.